¿Qué pasa si los interesados están ''demasiado ocupados'' para asistir a una revisión de media hora?

Les enviaría un correo electrónico.

Este proceso solo funciona si todos se comprometen a seguirlo, y parece que estás trabajando con personas que no están completamente comprometidas. Tendrás que compensar un poco.

Como mínimo, describe los puntos destacados de lo que habrías presentado, particularmente cualquier cosa que requiera aprobación, y envíaselo por correo y pídeles retroalimentación. Luego, si no responden pero más tarde dicen "no, esto no es lo que quería", puedes preguntarles "no objetaron el resumen el <date>, ¿cuándo cambiaron de opinión?". Al menos te daría motivos razonables para ajustar el cronograma y/o presupuesto.